Procedury obowiązujące przy organizacji kongresów, konferencji, sympozjów, zjazdów i seminariów zostały opisane w Zarządzeniu nr 24 Rektora UJ z 25 kwietnia 2016 roku oraz Zarządzeniu nr 107 z 1 grudnia 2016 roku.
Obsługą finansowo-księgową wydarzeń organizowanych przez pracowników WBBiB zajmuje się p. Grzegorz Fabianowski, a w razie jego nieobecności, inna osoba z Sekcji Finansowej WBBiB.
Organizacja wydarzenia powinna się rozpocząć od ustalenia realnego kosztorysu, który musi zostać zatwierdzony przez Kierownika jednostki organizacyjnej UJ realizującej wydarzenie oraz Dziekana WBBiB i Kwestora UJ.
Nie później niż na 2 miesiące przed planowanym terminem wydarzenia kosztorys należy złożyć w Dziale Budżetowania, Kontrolingu i Analiz UJ:
- adres: ul. Gołębia 24, 31-007 Kraków,
- pokój: 6
- telefon: 12 663 15 08
-
Wzór kosztorysu dla imprez organizowanych samodzielnie w ramach wydziału określa Załącznik nr 1.
-
Wzór kosztorysu dla imprez realizowanych we współpracy z Sekcją Organizacji Konferencji Działu Promocji i Informacji określa Załącznik nr 2.
-
Wraz z kosztorysem należy złożyć oświadczenie o charakterze wydarzenia, zaopiniowane przez Sekcję ds. Podatków, zgodnie z Załącznikiem nr 3.
-
Po zakończeniu imprezy naukowej należy w terminie miesiąca złożyć oświadczenie o zakończeniu realizacji wydarzenia zgodnie z Załącznikiem nr 4. Oświadczenie składa się do Działu Budżetowania Kontrolingu i Analiz.
- Poinformowanie Sekcji Finansowej o planowanej konferencji.
- Wybór osoby będącej odpowiedzialną za organizację konferencji i będącej w stałym kontakcie z Sekcją Finansową.
- Konsultowanie wszystkich spraw finansowych: umowy ze sponsorami, dokonywanie zakupów (wnioski przetargowe, terminy płatności, itp.), treść formularza rejestracyjnego dla prawidłowego wystawienie faktury sprzedażowej.
- Podanie w formularzu rejestracyjnym źródeł płatności dla osób z Uniwersytetu: dokładne dane Wydziałów, Instytutów, Pracowni, Zakładów wraz z podaniem źródła płatności – dane powinny być uzupełnione na etapie rejestracji.
- Podanie terminu dokonywania wpłat.
- Terminowe dostarczanie faktur zakupowych do Sekcji Finansowej.
- Wysyłka oraz przekazanie do Sekcji Finansowej umów sponsorskich celem prawidłowego wystawienia faktury.
- Pomoc przy sporządzeniu budżetu konferencji (kosztorysu zgodnego z załącznikiem nr 1).
- Kontakt z Kwesturą w sprawie organizowanej konferencji.
- Wystawianie faktur oraz not wewnętrznych dla uczestników konferencji zgodnie z danymi podanymi przez Organizatora.
- Wystawianie wniosków przetargowych oraz księgowanie faktur zakupowych.
- Informowanie Organizatora o stanie finansowym konferencji.
- Kontakt z Sekcją Finansową WBBiB.
- Przygotowanie kosztorysu oraz oświadczenia o charakterze wydarzenia (zgodnie z Zarządzeniem nr 24 Rektora UJ z 25.04.2016). Przesłanie w/w dokumentów do Kwestury oraz monitowanie sprawy.
- Omówienie spraw związanych z umowami sponsorskimi.
- Kontakt z Biurem Pełnomocnika Rektora UJ ds. prawnych w zakresie planowanych oraz podpisanych umów sponsorskich.
- Przygotowanie wniosków przetargowych.
- Wystawianie faktur sprzedaży na podstawie dokonanych wpłat, umów sponsorskich oraz faktur proforma oraz księgowanie faktur zakupowych.
- Po zakończonej rejestracji niezwłoczne przesłanie formularza rejestracyjnego w celu prawidłowego wystawienia faktur/not wewnętrznych dla uczestników.
- Po zakończonej konferencji wystawienie not wewnętrznych.
- Wyjaśnienie rozbieżności, rozliczenie konferencji i złożenie oświadczenia o zakończeniu realizacji wydarzenia.